WAS SIE ERWARTET

• Ein inspirierendes Umfeld in einer sich in der Entwicklung befindlichen Organisation
  
• Schnelle Entscheidungswege durch flache Hierarchien und eine offene Arbeitsatmosphäre
• Mitarbeit in einem kleinen, motivierten und engagierten Team, in dem Eigeninitiative sowie das Einbringen eigener Ideen erwünscht sind
• Sehr gute Verkehrsanbindungen
• Flexible Arbeitszeiten sowie Arbeitszeitkonto
• Attraktive Preisnachlässe auf Produkte der KPM
• 30 Tage Urlaub

DIE AUFGABEN UMFASSEN INSBESONDERE

Administrative Aufgaben

• Allgemeine Büroorganisation (z. B. Bestellungen, Postbearbeitung, Telefonannahme)
• Bearbeitung von E-Mails und Schriftverkehr
• Erstellung und Verwaltung von Dokumenten, Protokollen und Berichten
• Terminmanagement für Vorgesetzte und Mitarbeiter
• Ablage und Dokumentenmanagement

 

Finanzbuchhaltung und Budgetverwaltung

• Vorbereitende Buchhaltung
• Zahlungsverkehr: Überwachung von Konten, Gehältern, Krankenkassenbeiträgen und Zahlungen
• Führen der Kasse und Erstellen von Kassenabschlüssen
• Unterstützung bei der Erstellung von Budgetplänen und finanziellen Reports
• Zusammenarbeit mit dem Steuerberater oder der Buchhaltung für die Erstellung von Jahresabschlüssen

 

Personalverwaltung

• Pflege von Personalakten und Verwaltung von Personalunterlagen
• Unterstützung bei der Erstellung von Arbeitsverträgen, Zeugnissen und Bescheinigungen
• Überwachung von Urlaubs- und Krankheitszeiten
• Ansprechpartner für Mitarbeiter bei administrativen Personalangelegenheiten
• Verwaltung der Lohnabrechnung (ggf. in Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern)

 

IT- und Büromanagement

• Verwaltung von Büroinfrastruktur und -ausstattung (z. B. IT-Systeme, Softwarelizenzen, Büromaterial)
• Koordination von Wartungsarbeiten und IT-Support
• Einführung und Verwaltung von digitalen Tools zur Effizienzsteigerung

 

Kommunikation und Stakeholderbetreuung

• Ansprechpartner für interne und externe Partner
• Pflege der Kontaktdatenbank
• Bearbeitung von Spendenbescheinigungen

FOLGENDE QUALITÄTEN ZEICHNEN SIE AUS

Fachliche Qualifikationen

• Kaufmännische Ausbildung: Idealerweise eine abgeschlossene Ausbildung im Bereich Büromanagement, Verwaltung oder eine ähnliche kaufmännische Qualifikation
• Kenntnisse in Finanzbuchhaltung: Erfahrung mit vorbereitender Buchhaltung, Zahlungsverkehr, Kassenführung
• Erfahrung im Personalwesen: Vertrautheit mit administrativen Aufgaben im HR-Bereich
• IT-Grundkenntnisse: Sicherer Umgang mit MS Office

 

Soziale und persönliche Kompetenzen

• Organisationstalent: Hohes Maß an Struktur und Eigenverantwortung für die effiziente Bearbeitung von Büroorganisation, Dokumentenmanagement und Terminplanung
• Kommunikationsstärke: Die Fähigkeit, sowohl intern als auch mit externen Partnern klar und serviceorientiert zu kommunizieren
• Serviceorientierung und Kundenfreundlichkeit: Empathie und Freundlichkeit im Umgang mit Mitarbeitern und externen Stakeholdern
• Zuverlässigkeit und Vertrauenswürdigkeit: Gewissenhaftigkeit im Umgang mit sensiblen Daten und Finanzen
• Flexibilität und Problemlösungsfähigkeit: Anpassungsfähigkeit an wechselnde Anforderungen und schnelle Lösungsfindung

 

Ergänzende Eigenschaften

• Eigenständige Arbeitsweise und Motivation: Fähigkeit, eigenständig zu arbeiten und Verantwortung für die eigenen Aufgaben zu übernehmen
• Genauigkeit und Detailorientierung: Präzise und genaue Arbeitsweise, insbesondere bei der Bearbeitung von Buchhaltungsaufgaben und Dokumentationen
• Diskretion: Höchste Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen und Personalangelegenheiten

INTERESSIERT?

Nehmen Sie Kontakt zu uns auf - Sie können unser Team ab sofort unterstützen. Ihre Bewerbung mit den üblichen Unterlagen richten Sie bitte an: carsten.schroeder@stiftung-kpm.de